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投标文件制作001

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目前大多数监控项目(工程)都采用招标的方式进行,以示公正,招标可以简单的分为公开招标和议标(邀标)。公开招标即是通过媒体公开宣传、召集相关企业统 一进行投标活动;议标常称为邀标,即用户方(甲方)通过邀请合适的多个企业进行简单的招标。不管是哪一种形式的招标,对招标文件的要求基本都一样,不同的 是对投标文件的要求是否完整和详细,一般议标的情况对投标文件的要求较低,公开招标的情况对投标文件都有严格的要求。
    为了开标时评标方便,投标文件一般都有严格的格式要求,一般会在招标文件中有专门的章节说明投标文件的格式和编排顺序。本文从投标的过程和标书制作方面简单谈一些必须要注意的地方,也是笔者从事多年投标的经验总结,如果有遗漏之处,请指出。
    当购买标书后,作为投标标书文件制作负责人,应该立即阅读招标文件,我的经验来讲,一般阅读两次,第一次是简单的了解投标文件所需内容,如:
1、 企业相关证书要求到什么程度?复印件还是电子档等;
2、 投标文件是分内容分别装钉还是统一装为一册,以及正本和副本的数量;对投标文件装钉的要求如何;开标一览表(报价单)是否单独封装;
3、 把招标文件条理性的分为商务部分和技术部分,商务部分交给相关商务人员阅读,技术部分交给相关技术人员阅读,以确定是否满足,不满足时使用什么样的对策;
4、 阅读“投标文件的要求”一章,了解一下是否有特殊的要求,或者有没有目前难做到的要求,立即想对策;
    以上内容了解了以后,可以立即进行分工,把事务性的事情先安排下去(如果是一个人完成所有事情的话,先按条理记录相关内容,以备忘),然后,仔细阅读各个章节,看是否有预料之外的要求出现,本次阅读过程中一定要细致,遇到特殊的需求时一定要记录好,以便后续安排。
    此时,投标文件的情况已经基本了解,可以计算一下离交投标文件的时间,合理安排人员进行投标文件制作。注意:一定要按照招标文件的要求,按时递交投标文件,迟到一分钟都不会受理的,任何招标都如此。
    注意:凡是遇到文件中有疑问的地方,一定要与招标方核实清楚,最好有书面的文档作支撑。
    正式开始制作投标文件的实施步骤及注意事项:
1、 把对投标文件的制作(封装)要求的列表拷贝到一个新的doc文档,开始制作投标文件,这个拷贝的目的是让你不会遗漏要求的内容;
2、 根据文件要求,列好所有要求的内容的大纲,该大纲即成为本投标文件的目录,同时在适当的位置(一般在最前面)插入目录,该目录是自动目录,建议使用自动目录,以便以后修改内容时方便更新。
3、 一般投标文件都有比较固定的格式、顺序要求,直接按照要求编写就可以了。一般的顺序如下:
目录
投标函
联合投标协议(如果是多家企业组合以联合体投标)
法定代表人授权函
开标一览表(报价单,有可能是单独封装)
投标企业基本情况(包括:企业简介、营业执照、国家有关部门颁发的证书、企业荣誉、相关项目经历等)
商务指标响应情况(有可能商务、技术分开封装)
投标产品介绍(简介、说明书等)
投标产品技术响应情况
附件
    以上大纲是一般投标的情况,具体实施时需要根据招标文件要求执行。
    编 写投标文件的过程中,一定要按照招标文件的要求,具体写清楚,语句不能模糊。商务响应和技术响应部分,一般分为满足、不满足、不完全满足几种,如果是表格 形式,可以以“√”代表满足,如果是不完全满足,一定要作说明,否则视为不满足。投标文件编写完成后,一定要记得更新目录。
    如果条件允许,建议把所有内容都以电子文档形式进行编排,以便修改和排版。
    内容编写完成后,紧接着就是装钉投标文件了,装钉之前,一定要做好充分的准备,以免到时候不能按照预先计划的时间进行,准备工作大致包括:
投标文件的打印,如果条件允许,建议所有的正本都使用彩色打印,打印好之后,把响应的内容递交法定代表人签字(这个地方也可以灵活处理);
正本的签字和盖章,这个地方记住四条:一是有独立公司名称的地方要盖章;二、营业执照要盖公章和“与原件一致”章;三是该签名的地方一定要签名;四是所有的盖章和签名“礼多人不怪”,所以,如果你不清楚的话,就盖一个吧,不碍事儿的;http://www.tmcctv.com

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包装类型确定:用文件袋还是牛皮纸等;
必要的工具:公章、剪刀、胶水等;
检查所有的正本是否都完整,是否都签字、盖章;
如果以上都没有问题,就可以到装门的标书制作的图文社进行装钉了。
装钉的过程一定要注意:http://www.tmcctv.com 安防技术市场论坛,中国最专业的安防论坛
按照招标文件要求,保证正本的数量和副本的数量,正本封面一定要注明“正本”,副本封面一定要注明“副本”;
单本装订好以后,一定要在正本、副本封面上盖公章,然后按照要求进行封装,封装要密封好,不可拆卸,封装好之后在密封口处粘贴封条,并加盖公章。
如此这般,一套投标文件就完成了,可以递交了,呵呵。不过还有些特殊的地方,简单补充一下:
1、 有些招标文件要求进行点对点应答,一定要按照要求进行(好多投标人都无此经验,呵呵),看下面的样本就应该了解了,不再多说:http://www.tmcctv.com 安防技术市场论坛,中国最专业的安防论坛
本应答须知为询价书的组成部分,请应答方注意以下要点:
要求:一、此次中国XXXX将集中采购各省公司2006年下半年所需全球眼前端终端设备,本次采购总量预计为1万台。上述采购量为根据市场情况所作出的预测量,实际采购量与预测量可能存在差异,厂家不应视为中国XXXX对该采购量作出了任何承诺。
应答:满足
要 求:二、“中国XX集团2006年XXXXXXXX设备项目”询价书共五部分。第一部分:应答须知;第二部分:框架协议文本;第三部分:技术规范书;第四 部分:商务规范书;第五部分:报价文件。第四部分的商务规范书作为各省公司签署合同的参考文本,原则上各省公司也可以根据以往与厂商合作的实际情况采用原 先合同文本,第五部分的报价文件将稍后提供。应答人必须对本项目的所有文件进行严格保密,未经买方书面允许不得以任何原因、任何方式向第三方透露。
应答:满足
要求:三、报价及应答须符合以下要求:
应答:满足
要求:应答方应按报价格式要求及技术规范书要求提供报价。
应答:满足
要求:应答人资格:应答人应具备独立承担项目的能力。
应答:满足
要求:若应答文件书面文本和电子文本不一致时,以书面文本为准。
应答:满足
回复的应答文件至少应包括以下部分:
要 求:1、 应答确认书一份正本,确认参加此次集中采购,将对询价书如实应答,并保证对于商务和技术部分的应答真实有效。应答确认书应加盖应答单位法人章、法定代表人 签字或印签,或委托人签字后,加盖应答单位法人章。其中对于委托人签字的情况,应答方应同时提交授权委托书的原件。
应答:满足
要求:2、 设备报价一式两份,一份正本,一份副本,单独分包封装,并以中文Office格式提供电子版一套;密封封装并在封口处加盖齐缝章,商务报价必须由厂商授权代表签字并加盖应答单位法人章视为有效。
应答:满足
要求:3、 应答人营业执照,如应答人为代理商需提供原生产厂商执照(复印件)、代理公司营业执照(复印件)、由原生产厂商法人代表签发的本项目唯一代理授权书、代理商在本项目中承担的工作和责任、代理商代理本次应答产品的项目经验等。
应答:满足
要求:4、 对本应答须知的点对点应答文件,一式两份,一份正本,一份副本。
应答:满足
要求:5、 对技术规范书的点对点应答一式两份,一份正本,一份副本。
应答:满足
要求:6、 对框架协议文本的点对点应答,一式两份,一份正本,一份副本。
应答:满足
要求:7、 对商务规范书的点对点应答文件,一式两份,一份正本,一份副本。
应答:满足
要求:8、 请对以上提交的所有文件提供电子版文档1份,以光盘形式提交。
注:请反复核实贵公司所提供的电子文档与纸件是否相符。
封装要求:报价文件单独密装,其他文件封装在一起,电子版单独提交(请在每一份电子文档的封面上注明此文档所属厂商)。http://www.tmcctv.com 安防技术市场论坛,中国最专业的安防论坛
应答:满足
2、 投标文件一般都要求同时提供电子版一套,一定要记得刻录光盘哦。。
3、 封装好的投标文件,在外包装上一定要贴上投标人信息,必要的话要注明“XXXX年XX月XX日 几时几分 开标之前不得启封”;
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